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Organigramma: cos'è, come funziona, quando si usa, come farlo

Per motivi di organizzazione interna, ma anche per presentarsi ai clienti e fornitori, quasi sempre una azienda ha bisogno di strutturare il proprio organigramma. In sintesi si tratta di una rappresentazione grafica con cui si rappresenta la struttura organizzativa dell’azienda; un modo per definire in maniera immediata e visiva la suddivisione di ruoli e mansioni, le posizioni gerarchiche e i rapporti fra i diversi settori aziendali.

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Quindi possiamo dire che definire l’organigramma, ancora prima che da un punto di vista prettamente visivo, è un atto fondamentale per la pianificazione e il controllo della gestione aziendale. Una volta che gli organi direttivi hanno definito l’organigramma, questo va reso graficamente. Tale rappresentazione è formata da linee e da figure geometriche come rettangoli o cerchi (oppure qualsiasi altro tipo di forma si voglia utilizzare).

Tutte queste forme insieme generano un diagramma che può essere di forma piramidale, a bandiera, ad albero, radiale oppure misto. Se l’azienda è di grandi divisioni e molto strutturata, non sarà semplice rendere lo schema in modo chiaro all’interno di un’unica immagine. Per questo è meglio affidarsi a software che aiutano a ricreare modelli di organigramma, partendo da template da personalizzare a proprio piacimento, in modo che il lavoro sia più semplice e più veloce da eseguire. 

Quando serve l’organigramma in un’azienda

Come accennato, obiettivo di avere un organigramma chiaro è principalmente quello di presentare la propria azienda all’esterno. Indicare con precisione non solo i ruoli ricoperti, ma anche da chi e con quale relazione con gli altri membri del team, dà autorevolezza alla società. Inoltre è un modo per migliorare le relazioni esterne; chiunque dovesse contattare l’azienda saprà a chi rivolgere le proprie richieste. In un certo senso, l’organigramma ricorda la “formazione” di una squadra di calcio o di qualsiasi altro sport.

L’organigramma è spesso caricato sul sito aziendale, oppure stampato in formato cartaceo in occasioni di presentazioni o meeting. Prima della stesura conviene quindi conoscere qualche suggerimento per organigrammi da poter seguire per avere successo. Il primo consiglio è quello relativo al layout. Un layout di successo combina dei riquadri (o altre figure geometriche) disposti in maniera orizzontale nella parte superiore del grafico e verticale nella parte bassa. In questo modo, una pagina riuscirà a contenere più riquadri possibili; con un colpo d’occhio si avrà l’idea generale della suddivisione.

Inoltre, bisogna stare attenti alle dimensioni dei vari riquadri: quelli posti sullo stesso livello dovrebbero essere uguali per misura. Per ultima cosa, l’organigramma dovrebbe essere aggiornato nel tempo con attenzione e in maniera corretta.

Come creare un organigramma online in maniera facile e veloce

Insomma, si intuisce che non sia facile inserire in una spazio contenuto un certo numero di caselle con nomi e mansioni, per di più rendendo il tutto in modo chiaro a chi non conosce la situazione.

Per semplificare il lavoro, risulta utile utilizzare un programma per creare organigramma come ad esempio EdrawMax. E’ uno dei programmi del marchio Wondershare, che da anni ha messo sul mercato software per la creatività digitale e la resa visiva di schemi e grafici; soluzioni ottime sia per professionisti che per principianti.

EdrawMax è strumento di diagramma molto potente seppure facile da usare. Questo tool è gratuito se utilizzato online e poi è possibile attivare alcune funzionalità premium; in ogni versione presenta tanti strumenti e modelli personalizzabili. I modelli proposti sono numerosi, c’è una vasta scelta e con tanti stili diversi (ci sono modelli 3D, 2D, piatti, con evidenziazione.). Inoltre, ogni modello è facilmente modificabile e personalizzabile. Una volta scelto un modello, sono presenti dei pulsanti rapidi che lavorano con la modifica “point and click”. Poi si possono generare anche nuove forme. Una volta pronto il proprio lavoro, è possibile esportarlo in vari formati (pdf, pptx, docx, jpg, ecc.) e utilizzarlo facilmente con i programmi più famosi. 

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