Controllo presenze dei lavoratori: tutto quello che devi sapere

Controllo delle presenze dei lavoratori: cosa dice la legge?

La riforma del Jobs Act promulgata nel 2015 afferma che il datore di lavoro ha il diritto a mettere in atto un controllo presenze dei propri dipendenti autonomamente, senza l’obbligo preventivo di prendere degli accordi con i sindacati. Tale sistema serve per quantificare le ore effettive che ogni lavoratore passa in azienda; la registrazione viene fatta anche quando si effettuano delle trasferte fuori dal consueto posto di lavoro.

L’ufficio addetto al personale è quello preposto a rendere disponibile, giornalmente, le presenze o le assenze fornendo un servizio anche per lo stesso dipendente che, in questo modo, può consultare le ore che deve recuperare, quelle che ha in eccedenza, i permessi sfruttati, i giorni di ferie che gli restano da godere e così via.

Come garantire la privacy ai dipendenti

L’unico obbligo da parte del datore di lavoro, quando monitora le presenze, è quello di rispettare la legge sulla privacy. Questa afferma che, quando si usano i dati di una persona, occorre specificare, innanzitutto, quali informazioni si raccolgono e, in secondo luogo, per quale fine si stanno utilizzano. Inoltre si deve mettere in chiaro dove vengono registrati tali dati, per quanto tempo sono tenuti e chi è il responsabile. Tutto questo deve essere reso noto sul regolamento aziendale e disponibile a tutti.

Come migliorare il controllo delle presenze con la tecnologia

Le nuove tecnologie hanno permesso di creare dei sistemi informatizzati automatici per la rilevazione delle presenze, questi mandano i dati di ogni lavoratore, quando entra in ufficio o in azienda, direttamente al personale competente. Il datore di lavoro può decidere di usufruire di due diverse soluzioni:

• Un’app che si può installare sul proprio smartphone;

• Piccoli apparecchi chiamati marcatempo che inviano i dati a un rilevatore centrale.

Entrambe le tecnologie sfruttano il segnale GPS (Global Positioning System) che permette la localizzazione dei dipendenti nello spazio.

Regolamentazione sull’utilizzo di sistemi a GPS per le presenze

Dal 2014, il garante della privacy ha permesso l’utilizzo di dispositivi elettronici mobili dotati di geo localizzazione per monitorare le presenze dei lavoratori, ci sono però delle regole a cui bisogna sottostare:

• Rendere noti a tutti, con precisione, i tempi e i modi con i quali si accederà a tali valori;

• La visualizzazione in tempo reale deve essere circoscritta esclusivamente a un possibile pericolo per il lavoratore stesso, altrimenti è vietata;

• La rilevazione deve essere fatta in orari stabiliti e si deve prevedere lo spegnimento del dispositivo quando il dipendente non si trova sul posto di lavoro, durante le ferie e le malattie.